In questi giorni, anche sul sito dell’AIPo, campeggia una comunicazione ai fornitori che avverte della necessità di inviare esclusivamente fatture elettroniche e che presenta il codice unico IPA da inserire affinché i documenti vengano correttamente smistati negli uffici dell’Agenzia. Si tratta di un’informazione importante per le imprese che lavorano per quest’ente interregionale che ha scelto di utilizzare il portale territoriale per la fatturazione elettronica realizzato dal CSI. Abbiamo chiesto a Luigi Perrotta, della Direzione Amministrazione, Finanza e Controllo di AIPo, responsabile del Sistema Informativo Aziendale, quali sono state le principali novità e conseguenze dell’introduzione della fatturazione elettronica.
Da oltre un mese, AIPo utilizza il sistema di fatturazione elettronica. Come è avvenuta l’introduzione del portale?
Prima dell’avvio effettivo del sistema, ne abbiamo presentato le principali funzionalità agli utilizzatori, in primis ai colleghi dell’Ufficio Protocollo, che riceve dal sistema tutte le fatture dell’Agenzia. Nei primi giorni, come ufficio Sistema Informativo, abbiamo anche garantito un affiancamento per l’utilizzo del portale di gestione delle fatture, quando necessario. In realtà il sistema non è complesso da usare, quindi, a dispetto delle preoccupazioni precedenti la sua introduzione, l’avvio non ha presentato particolari criticità.
In AIPO il sistema di fatturazione è integrato con il sistema contabile e con il sistema di gestione documentale. La fattura vive quindi elettronicamente in tutte le fasi. Come sono cambiate, di conseguenza, le modalità di lavoro?
È cambiato, in prima battuta, soprattutto il processo iniziale di acquisizione della fattura e di inoltro presso gli uffici competenti. In questa prima fase, al momento, registriamo i vantaggi più rilevanti. Eliminati una serie di passaggi legati alla scansione degli originali cartacei e alla loro trasmissione via email, per esempio, il processo di inoltro della fattura all’ufficio che ne gestisce la liquidazione avviene ora con maggior velocità ed efficienza.
Tempi più lunghi, ma non molto, sono previsti per raggiungere il risultato finale di questa operazione, e cioè la gestione, in modalità esclusivamente digitale, della fattura in tutto il suo ciclo di vita: dall’acquisizione e protocollazione ai successivi passaggi all’interno dell’Ente, fino all’emissione dell’ordinativo di pagamento. Questo primo processo interamente digitale sarà per l’AIPo un passaggio rivoluzionario verso la dematerializzazione, quasi una metamorfosi, destinata a trasformare il modo di lavorare dell’Agenzia, analogamente a quanto dovrà accadere per tutte le pubbliche amministrazioni.
Lucia Saracco